Tehtäväpohjat ja toistuvat tehtävät

• Toisto: kerta, viikko, kuukausi, neljännes, vuosi tai tilikausi.
• Eräpäiväsääntö: jakson päättymisestä lukien, esimerkiksi ”seuraavan kuukauden 12. päivä”, kuukauden n. arkipäivä, kuukauden viimeinen päivä tai asiakkaan palkkapäivä.
• Suunniteltu tekopäivä, josta tulee tehtävän tavoitepäivä.
• ALV-jaksosuodatin: esimerkiksi kuukausi-ilmoittajien ja neljännesvuosi-ilmoittajien ALV-pohjat erikseen.
• Oletusvastuu (kirjanpitäjä, palkanlaskija tai reskontranhoitaja), suunniteltu aika, ohje ja tarkistuslista.
• Lisätehtävät, jotka syntyvät päätehtävän rinnalle, esimerkiksi ALV-ilmoitus → OmaVero-täsmäytys.

Lomakkeella toisto ja eräpäivä kysytään selkokielisesti, ja esimerkkitaulukko näyttää seuraavien jaksojen tavoite- ja eräpäivät ennen tallennusta. Pohjalistalla näkyy kunkin pohjan seuraava eräpäivä.

Liitä pohja asiakkaisiin pohjan sivulla yksitellen tai massana suodattimilla (vastuuhenkilö, ALV-jakso, ohjelma, toimisto). Asiakaskohtaisesti voi määrittää oman ohjeen, tekijän, suunnitellun ajan ja tarkistuslistan.

Tavallisimmin pohjat tulevat asiakkaalle palvelupaketin mukana: paketti sisältää esimerkiksi kirjanpidon, ALV-ilmoitukset ja palkat, ja ALV-tehtävät syntyvät asiakkaan ALV-jakson mukaisesta pohjasta.

Tydyy luo tehtävät 13 kuukautta eteenpäin. Ajo tehdään kerran päivässä ja aina, kun pohja, liitos tai asiakas muuttuu. Sama tehtävä (pohja, asiakas ja jakso) syntyy vain kerran.

• Tulevat, aloittamattomat tehtävät päivittyvät muutosten mukaan, esimerkiksi kun asiakkaan ALV-jakso vaihtuu.
• Aloitettuihin tehtäviin ja käsin muokattuihin (tavoitepäivä, eräpäivä tai tekijä) ei kosketa.
• Viikonloppuun tai pyhään osuva eräpäivä siirtyy seuraavaan arkipäivään.

Uudelle asiakkaalle merkitään asiakkuuden alkamispäivä. Toistuvat tehtävät syntyvät vain, jos niiden eräpäivä on alkamispäivänä tai myöhemmin: lokakuussa alkavalle asiakkaalle syntyy syyskuun kirjanpito (eräpäivä lokakuussa) mutta ei elokuun.

Uusi asiakas (lomakkeelta tai hyväksytystä tarjouksesta) saa käynnistyspaketin (onboarding) tehtävät: oletuksena asiakkaan tunteminen (KYC), Suomi.fi-valtuudet, toimeksiantosopimus, pääsy kirjanpitojärjestelmään ja siirtovaltuudet sekä starttipalaveri. Tekijäksi tulee paketissa nimetty henkilö tai roolin vastuuhenkilö, muuten asiakkuuden vastuullinen (tarjouksen vastuuhenkilö tai asiakkaan lisääjä).

Asiakaskortin Käynnistys (onboarding) -osiossa näkyy eteneminen. Tehtävät kohdistetaan henkilöille yksitellen tai kaikki avoimet kerralla, ja tilaksi merkitään välivaihe (esim. sopimus lähetetty tai valtuuspyyntö lähetetty) ja valmis (esim. allekirjoitettu). KYC-tehtävä valmistuu itsestään, kun asiakkaan KYC hyväksytään. Tuodulle asiakkaalle paketin voi luoda Tehtävät-välilehdeltä.

Paketin sisältöä muokataan Tehtäväpohjat-sivun kohdasta Uuden asiakkaan käynnistyspaketti: tehtävät ja järjestys, ohje, tekijä (rooli tai henkilö), eräpäivä päivinä lisäyksestä, linkki (asiakaskortti, KYC tai sopimukset) sekä välivaiheen ja valmis-tilan nimet. Muutokset koskevat seuraavia uusia asiakkaita.

Kukin vastuuhenkilö saa lisäksi oman käynnistystehtävänsä tarkistuslistoineen: kirjanpito, palkanlaskenta ja reskontra. Jos vastuuhenkilöitä ei ole nimetty, asiakas näkyy Resursointi-sivulla kohdassa Resursoimatta, josta kirjanpitäjän voi nimetä suoraan.

Uudella tilitoimistolla on valmiina tavallisimmat pohjat, kuten kirjanpito, ALV-ilmoitukset, palkanlaskenta, työnantajasuoritukset (oma-aloitteiset verot) ja myyntireskontra, sekä mallipaketit Kirjanpito ja ALV; Kirjanpito, ALV ja palkat; Täyden palvelun taloushallinto; ja Palkanlaskenta. Muokkaa niitä vapaasti tilitoimistonne käytäntöjen mukaan.