Asiakkaan tunteminen (KYC)

KYC-sivu näyttää jokaisen asiakkaan tilan: Puuttuu, Kesken, Kunnossa, Päivitys lähestyy tai Vanhentunut sekä mahdolliset pakotelistaosumat. Puuttuvista ja vanhenevista syntyy KYC-tehtävät asiakkaan vastuuhenkilöille.

Asiakkaan KYC-välilehdellä täytetään:

• yritys (esitäyttö YTJ:stä)
• henkilöt: edustaja ja hänen henkilöllisyytensä todentaminen, hallitus, toimitusjohtaja, tosiasialliset edunsaajat ja poliittisesti vaikutusvaltainen asema (PEP)
• liiketoiminta ja varojen alkuperä
• liitteet, esimerkiksi kopio henkilöllisyysasiakirjasta
• pakotelistatarkistus sekä riskiluokka perusteluineen.

Henkilötunnukset, henkilöllisyysasiakirjojen numerot ja liitteet tallennetaan salattuina. Henkilötunnus näytetään peitettynä (esimerkiksi 010180-****), ja kokonaan sen saa näkyviin erillisellä avauksella. Jokainen avaus kirjataan muutoslokiin: kuka avasi ja milloin.

KYC:n hyväksyy pääkäyttäjä, esihenkilö tai rahanpesuvastaava. Korkean riskin asiakkaan (esimerkiksi PEP tai korkean riskin maa) voi hyväksyä vain pääkäyttäjä tai rahanpesuvastaava.

Hyväksyntä luo seuraavan KYC-päivityksen tehtäväksi riskiluokan mukaisen välin päähän. Oletusvälit ovat matala riski 60 kuukautta, tavallinen 36 kuukautta ja korkea 12 kuukautta. Välit, rahanpesuvastaavan ja riskiluokituksen perusteet määrittää pääkäyttäjä kohdassa Asetukset → KYC.

EU:n ja YK:n pakoteluettelot haetaan päivittäin, ja keskusrikospoliisin jäädyttämislistaa ylläpitää palveluntarjoaja. Kun listat muuttuvat, kaikki asiakkaat ja henkilöt tarkistetaan uudelleen, ja mahdollinen osuma tulee tehtäväksi rahanpesuvastaavalle.

Asiakkaan KYC-raportin voi ladata PDF:nä esimerkiksi valvojaa varten. Toimiston riskiarvio laaditaan versioina asiakaskunnan tunnuslukuineen.

Rahanpesulaki velvoittaa säilyttämään tuntemistiedot viisi vuotta asiakassuhteen päättymisestä. Tydyy poistaa asiakkaan KYC-tiedot, myös henkilötunnukset ja liitteet, automaattisesti, kun arkistoinnista on kulunut viisi vuotta.