Asiakkaat ja asiakaskortti
Asiakkaan perustaminen YTJ-haulla, asiakaskortin välilehdet, vastuuhenkilöt ja niiden vaihto, työehtosopimukset ja arkistointi.
Kenelle: Kaikki käyttäjät (lukeminen); muokkaus asiakkaiden hallinnan oikeudella
Sovelluksessa:Asiakkaat
Uusi asiakas
- Paina Asiakkaat-sivulla Uusi asiakas.
- Hae yritys Y-tunnuksella tai nimellä. YTJ-haku täyttää nimen, Y-tunnuksen, postiosoitteen ja toimialan Patentti- ja rekisterihallituksen avoimesta datasta.
- Täydennä maksuehto, asiakkuuden alkamispäivä, ilmoitusjaksot (ALV-jakso ja tilikausi), palkkapäivä, käytetyt ohjelmat sekä laskutus- ja verkkolaskutiedot.
- Valitse vastuuhenkilöt: kirjanpitäjä, palkanlaskija ja reskontranhoitaja.
Asiakkuuden alkamispäivä ratkaisee, mistä jaksosta toistuvat tehtävät alkavat, ja uusi asiakkuus saa käynnistyspaketin tehtävät (KYC, valtuudet, sopimus, järjestelmät ja starttipalaveri). Lue lisää ohjeesta Tehtäväpohjat ja toistuvat tehtävät.
Asiakaskortin välilehdet
| Välilehti | Sisältö |
|---|---|
| Yleiskuva | Tunnusluvut, perustiedot, vastuuhenkilöt, sopimukset, KYC-tila ja avoimet tehtävät. |
| Tehtävät | Vastuuhenkilöt, asiakkaan toistuvat tehtävät ja niiden tavoiteajat. |
| Sopimukset | Asiakassopimukset, irtisanominen ja muutoshistoria. |
| Hinnoittelu ja laskutus | Paketit, palvelumaksut, yksikkö- ja tuntihinnat, dimensiot ja laskutusasetukset. |
| KYC | Asiakkaan tunteminen (näkyy KYC-oikeudella). |
| Asiakastiedot | Kaikki perustiedot luettavina; muokkaus Muokkaa-painikkeesta. |
Vastuuhenkilöt ja niiden vaihto
Asiakkaalla on vastuuhenkilö kullekin roolille: kirjanpitäjä, palkanlaskija ja reskontranhoitaja. Vastuuhenkilö on pohjista syntyvien tehtävien oletustekijä.
Kun vastuuhenkilö vaihtuu, asiakkaan avoimet ja tulevat tehtävät siirtyvät uudelle vastuuhenkilölle. Esihenkilö voi siirtää kaikki henkilön asiakkaat kerralla toiselle sivulla Tiimit (massasiirto), esimerkiksi työsuhteen päättyessä.
Työehtosopimukset
Asiakastiedoissa voi merkitä asiakkaan palkanlaskennassa sovellettavat työehtosopimukset huomioineen, esimerkiksi ketä sopimus koskee tai mihin sitovuus perustuu. Nimen voi valita yleisimmistä tai kirjoittaa vapaasti. Sopimukset näkyvät palkanlaskennan tehtävillä. Muokkaus: asiakkaiden hallinnan oikeus tai asiakkaan palkanlaskija.
Arkistointi
Kun asiakkuus päättyy, arkistoi asiakas. Arkistointi päättää asiakassuhteen: asiakas poistuu listoilta ja tehtävien luonnista, mutta tiedot, kirjaukset ja laskut säilyvät. Arkistoinnin voi perua heti ilmoituksen Kumoa-painikkeella tai myöhemmin asiakaskortin painikkeella Palauta asiakas aktiiviseksi.
Liittyvät ohjeet
- Sopimukset ja tarjouksetAsiakassopimuksen ja hinnoittelun yhteys, irtisanominen sekä tarjous, josta syntyy asiakas yhdellä painalluksella.
- Asiakkaan tunteminen (KYC)Rahanpesulain mukainen asiakkaan tunteminen: tilat, KYC-lomake, henkilötunnusten suojaus, pakotelistat, hyväksyntä ja säilytysaika.
- Tehtäväpohjat ja toistuvat tehtävätMiten tehtäväpohja määrittelee toistuvan työn, miten eräpäivät lasketaan ja miten tehtävät syntyvät asiakkaille.
- Tietojen tuonti käyttöönotossaAsiakkaiden, käyttäjien ja historian tuonti Kohosta vaiheittain sekä Innoxista, Procountorista, Netvisorista ja tiedostoista.