Tietoturva, tietosuoja ja säilytysajat

Miten tilitoimistonne tiedot suojataan, kuka on rekisterinpitäjä, kauanko tietoja säilytetään ja mitä sopimuksen päättyessä tapahtuu.

Kenelle: Kaikki käyttäjät, pääkäyttäjä

Sovelluksessa:Tietojenkäsittelysopimus Tietosuojaseloste Käyttöehdot

Miten tiedot suojataan

Eristys: jokaisen tilitoimiston tiedot on eristetty muista sekä sovelluksessa että tietokannan rivitasolla. Vaikka sovelluksesta unohtuisi rajaus, tietokanta ei näytä toisen tilitoimiston rivejä.
Kirjautuminen: kertakäyttöinen sähköpostilinkki ja pakollinen kaksivaiheinen tunnistautuminen kaikille.
Salaus: liikenne on salattu (HTTPS). Henkilötunnukset, henkilöllisyysasiakirjojen numerot, KYC-liitteet, kaksivaiheisen tunnistautumisen avaimet ja taloushallinto-ohjelmien tunnukset tallennetaan salattuina.
Käyttöoikeudet: jokainen näkee vain sen, mihin roolinsa ja oikeutensa riittävät.
Muutosloki: muutokset tallentuvat (kuka, milloin, mitä ennen ja jälkeen), ja henkilötunnuksen jokainen avaus kirjataan.
Varmuuskopiot otetaan päivittäin ja säilytetään 30 päivää.

Rekisterinpitäjä ja käsittelijä

Tilitoimisto on rekisterinpitäjä niille henkilötiedoille, joita se tallentaa Tydyyseen: henkilöstönsä, asiakkaidensa yhteyshenkilöiden ja asiakkaan tuntemisen tiedoille. Tydyyn palveluntarjoaja käsittelee tietoja tilitoimiston puolesta tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti. Pääkäyttäjä hyväksyy sopimuksen tilitoimiston puolesta ensimmäisellä kirjautumisella.

Rekisteröidyn pyynnöt, kuten tietojen tarkastus tai korjaus, osoitetaan tilitoimistolle. Tilitoimisto voi toteuttaa useimmat itse: korjata tiedot, poistaa käyttäjän käytöstä ja viedä koko aineiston.

Säilytysajat

Tieto	Säilytys
Tilitoimiston aineisto	Sopimuksen ajan; tilitoimisto päättää poistosta (käyttäjän poisto käytöstä, asiakkaan arkistointi). Kirjaukset ja laskut säilyvät kirjanpitovelvoitteiden vuoksi.
KYC-tiedot	Viisi vuotta asiakassuhteen päättymisestä (asiakkaan arkistointi), minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti.
Istunnot	Enintään 30 päivää.
Kirjautumislinkit	15 minuuttia voimassa; käytetyt ja vanhentuneet poistetaan vuorokauden kuluttua.
Sovellusyhteydet	Enintään 90 päivää valtuutuksesta.
Varmuuskopiot	30 päivää.

Kun sopimus päättyy

Tilitoimisto voi viedä koko aineistonsa (Asetukset → Tietoturva ja tiedot → Vie kaikki tiedot) 30 päivän ajan sopimuksen päättymisestä.
Sen jälkeen palveluntarjoaja poistaa tilitoimiston kaikki tiedot viimeistään 90 päivän kuluessa päättymisestä. Poiston pyytää yksi ylläpitäjä ja hyväksyy toinen.
Pääkäyttäjät saavat poistosta vahvistuksen sähköpostiin. Varmuuskopioista tiedot poistuvat niiden 30 päivän säilytysajan päätyttyä.